Mange handels- og produktionsvirksomheder foretager deres bogføring på samme måde, som de altid har gjort: en manuel proces med printede fakturaer, der bliver underskrevet med kuglepen, håndstemplet, bogført og arkiveret i ringbind i reolen.
Men den form for bogføring går bare ikke ret meget længere.
Fra nytår skal alle regnskabsmaterialer opbevares digitalt
Den nye bogføringslov er på trapperne. Det betyder, at du pr. 1. januar 2023 skal opbevare alle regnskabsmaterialer digitalt.
Det vil sige, at alle fysiske dokumenter og bilag er ugyldige i regnskaberne efter nytår. Alt der skal indgå i et regnskab i 2023, skal opbevares digitalt. Det er altså på tide, at du digitaliserer din bogføring nu, hvis du ikke allerede har gjort det.
Den nye bogføringslov: En skjult velsignelse?
Der er som bekendt ikke noget, der er så skidt, at det ikke er godt for noget. Og det gælder heldigvis også her – digitalisering af jeres bogføring kan nemlig gøre din arbejdsdag meget mere effektiv.
Et godt, digitalt bogføringssystem får du fx med ERP-løsningen Uniconta – samtidig med, at du skærer det manuelle arbejde ned til et minimum.
- Du modtager en indkøbsfaktura eller et omkostningsbilag som pdf direkte i Uniconta. Du har allerede opsat regler for hver leverandør, så bilagene automatisk sendes til den ansvarlige medarbejder. Uniconta aflæser selv relevante oplysninger i dokumentet – leverandør, rekvisitionsnummer, indkøbsansvarlig, varelinjer osv.
- De ansvarlige medarbejdere får automatisk en notifikation, når der er nye bilag til godkendelse. Vedkommende kan sammenholde faktura med indkøb direkte i systemet. Du kan nemt lave rettelser inden godkendelse – for eksempel at tilføje en ekstra fragtlinje.
- Uniconta bogfører bilaget, når alle ansvarlige medarbejdere har godkendt. Systemet overfører det elektroniske bilag og gemmer det på indkøbet, så det er hurtigt at finde igen.
Vælg et system, der ikke er forældet om et år – skruen strammes yderligere fra 2024
Dit nye bogføringssystem skal selvfølgelig leve op til den nye bogføringslov, der forventes at træde i kraft pr. 1. januar 2023. Men kravet om digital opbevaring er kun det første skridt.
Fra 2024 skal hele din bogføring foregå via et digitalt system, der lever op til Erhvervsstyrelsens godkendelse. Og eftersom den nye lov også medfører en udvidet bøderamme på op til 1,5 mio. kroner, bør du overveje, om det ikke kan betale sig at digitalisere i god tid.
Skal vi give dig en introduktion til Uniconta?
Book et møde en af vores konsulenter og hør mere om, hvor hurtigt vi kan implementere Uniconta i din virksomhed.
